定時退社を目指すためのPREP法のススメ

特に、関係者の調整が多いマネージャーレイヤーになると必須のスキルである。

意外と無駄なコミュニケーションが多いのでこの技法をチームに落とし込んだ。

しばらく経つと業務効率が超速になり皆幸せになったという話。

おかげで結構最近は早く帰れている。

PREP法における「PREP」とは以下の

• P＝Point（結論）
• R＝Reason（理由）
• E＝Example（事例、具体例）
• P＝Point（結論を繰り返す）

の頭文字を取っている。

 from wikipedia  PREP法 - Wikipedia

＜ ざっくり見出し＞

1) そもそも徹底しようと思った背景

僕は前職〜現在まで、業務委託先、社内CS、社内開発、社内編成の横軸の調整と、

GMとチームの間に入る縦軸のレポーティングとをやる機会が多い。

サービス立ち上げ機は、エラーが発生⇨横軸・縦軸での共有に追われる⇨疲弊する⇨結果、サービス改善が滞る⇨エラーがまた発生する

という事態も発生し、問題改善が遅れてしまうことが多かった。

簡単に言うと、PREP法のレポーティングのフレームワークをある程度標準化することで、チャットベースでの共有でチームが回るようになった。

 実感値としては、15min×2人で話し合っていたものが、5min×2人のチャットのやり取りで完結するような体感値である。

後、副次的なメリットとして、各々がレポーティングする論点をクリアに出来たことで、最小限の話し合いで済むようになった。

無駄な話し合いが減ったということは、メンバーの理解が進んでいるということだ。

成長にも寄与した感じはある。

2) 頭出しのPoint

では、例を元にフレームワークを見ていこう。

例：ユーザーより「この契約内容は聞いていなかった」とクレームが入った場合。

BAD:「お客様よりこんなクレーム入ってますので、対応しないといけないです」とレポーティング

GOOD:「お客様よりこんなクレーム入ってるので、一次対応としては、顧客に◯◯の対応、根本解決としてはサービスページを改修しないといけなそうです。で、まず一次対応の相談させてください」 とレポーティング

 特に、バイトやビジネスマナーがなっていない新入社員は前者のようなレポートが多いだろう。「メッセンジャー」となっており、指示待ちの状態である。

後者は、どうしたいかの概要が端的に伝わっており、その論点について話せばよいだけの状態だ。

（リクルートで良く言う「お前はどうしたい？」と新入社員から徹底されるのは極めて良い習慣である）

3) 背景を共有するための Reason 

上記◯◯の顧客対応に、顧客データの参照が必要で、それはデータ抽出の依頼が必要な場合。

BAD:「なるべく早くでデータください！」

GOOD:「クレームの温度感高めなので、急ぎでデータもらえると有り難いです。この手のデータ抽出増えるようなら、今後こちら側でも抽出できる仕組みを相談させてください」 

仕事が出来ない人の殆どは、自分のタスクを終わらせることしか考えておらず、他人に配慮する気持ちが無い。

社内とはいえ差し込みで仕事を依頼する以上、理由がないと後回しにされるし、背景が分かれば、それは緊急で受けるべきものかどうか、受け手も理解できる。

そもそもその依頼が間違っているケースもあるのだ。

関係ないメンバーに問題を撒き散らして、仕事をした気になっている人は、実は社内に驚くほど多い。

関係のないmtgへの招待やタスクを依頼するやつは、その無駄な時間分の人件費をドブに捨てている訳だ。

※あと「有り難いです、助かります」というワードは極めて便利なので、うちのチームは有事の際はこれを連呼しているｗ

4) 認識の齟齬を無くすためのExample

上記データ抽出でも、結局アウトプットが異なると双方無駄になる。

BAD:データ待ちでアクションなし

GOOD:「xxとxxの項目でデータ連携ください。いつまでにもらえそうですかね？」とメール or チャットで認識合わせる

 特に事業内容が異なる横の連携（開発、編成、事業間）では、共通言語が異なるので、

丁寧に、誰が見ても分かるレベルで、図orテキストで共通認識を取ることは必須だ。

で、ログを残して関係者が忘れないようにする。

5) 最後にPoint

BAD:（もうこの時点で、完全に指示待ちになっている）

GOOD:「じゃあ、一次対応終了したらまた報告します。で、どっかでサービスページのここ修正しないといけなそうなので、このスケジュールはまたmtgセットしておきます。」

 みたいな感じ。

かなり現場感満載になったのだが、

一人ひとりが分かりやすくアクションを整理し、提案ベースで話できるようになると、チームの業務スピードが極めて早くなる。

このフレームワーク自体は極めてシンプルであり、凡事徹底が全てである。

だが突き詰めていくと上司との口頭でのPREP相談だけでOKみたいなケースも出てくる。

それはあなたが完全に信頼を勝ち取っているケースで、そうなるとかなりいい状態だ。

(信頼を勝ち取ってこその趣味の時間である)

会社勤めをやる以上、社内のスムーズな連携スキルは必須なので、

是非スピーディーな仕事で定時上がりを目指してほしい。

では、また。